Forretningsorden for bestyrelsen
Perorsaanermik Ilinniarfik
Bestyrelsens konstituering
§ 1. Bestyrelsens konstituerer sig på første bestyrelsesmøde. Bestyrelsen vælger blandt sine medlemmer en formand og en næstformand. Valget sker ved simpel stemmeflerhed. Funktionsperioden for formanden og næstformanden følger bestyrelsens funktionsperiode.
§ 1.1. Såfremt formanden fratræder i bestyrelsesperioden, vælger bestyrelsen en ny formand og tilsvarende i forhold til næstformandens fratræden i en valgperiode.
Bestyrelsens møder – mødeledelse og beslutningskompetencer
§ 2. Formanden og næstformand leder bestyrelsesmøderne. Hvis formanden er forhindret, leder næstformanden møderne.
§ 2.1. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen er medlemmerne deltager i mødet. Alle sager afgøres ved simpel stemmeflerhed, medmindre andet er bestemt i vedtægten. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende og i dennes fravær næstformandens.
§ 2.2 Bestyrelsen træffer beslutning ved afholdelse af møde. Samtlige bestyrelsesmedlemmer skal have haft mulighed for at deltage i bestyrelsens beslutninger ved personligt fremmøde eller deltagelse via telefon eller videokonference jf. pkt. 2.4. Et bestyrelsesmedlem kan ikke give fremmøde ved fuldmagt.
§ 2.3. Bestyrelsen fastsætter en mødeplan for bestyrelsesåret. Ekstraordinære møder kan afholdes, når formanden skønner det nødvendigt eller såfremt mindst halvdelen af bestyrelsen, eller forstander indstiller til det.
§ 2.4. Bestyrelsen kan træffe beslutning om afholdelse af bestyrelsesmøde via telefonmøde eller videokonferencesystem. Kan et medlem ikke deltage fysisk, kan bestyrelsen efter anmodning træffe beslutning om deltagelse i mødet via telefon eller videokonference.
§ 2.5. Der føres beslutningsreferat over bestyrelsesmøderne, jf. punkt 6.
§ 2.6. Referatet udsendes til bestyrelsen senest 2 uger efter mødet.
§ 2.7. Det enkelte bestyrelsesmedlem har pligt til at sikre sig, at vedkommende besidder den information, der er nødvendig for at varetage bestyrelseshvervet. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange at blive gjort bekendt med oplysninger vedrørende PI/SPS´s forhold, herunder ethvert dokument, som bestyrelsesmedlemmet skønner, er nødvendigt for at varetage bestyrelseshvervet. Anmodning herom rettes til formanden.
§ 2.8. Afbud til møder sker ved skriftlig, herunder elektronisk, eller telefonisk henvendelse til bestyrelsens sekretær (forstander).
§ 2.9. Bestyrelsen kan invitere en medarbejderrepræsentant og en repræsentant for PI/SPS’ studerende til at deltage ved bestyrelsesmøderne. De har status på lige fod med bestyrelsesmedlemmerne med mulighed for at komme med ønsker til dagsordenen og har taleret under møderne, men de har ikke stemmeret. Bestyrelsen kan beslutte at punkter på dagsordenen drøftes uden repræsentanter fra medarbejder og/eller studerende.
Indkaldelse til bestyrelsesmøder
§ 3. Formanden indkalder til de ordinære bestyrelsesmøder mindst 4 uger inden mødets afholdelse. Formanden fastsætter tid og sted for møderne. Hvis formanden er forhindret kan næstformanden indkalde efter samme fremgangsmåde.
§ 3.1. Indkaldelsen skal være ledsaget af foreløbig dagsorden.
§ 3.2. Formand og næstformand udarbejder i rimelig tid forud for bestyrelsesmøderne forslag til dagsorden, ledsaget af skriftligt materiale, som skal behandles på bestyrelsesmødet. Forslag til dagsorden drøftes med forstander, som udsender endelig dagsorden til bestyrelsesmedlemmerne.
Endelig dagsorden og relevant bilagsmaterialer skal være fremsendt til bestyrelsesmedlemmerne senest 14 dage før mødet.
§ 3.3. Medmindre formand og næstformand bestemmer andet, skal dagordenen for hvert ordinært bestyrelsesmøde mindst omfatte:
a) Endelig godkendelse af dagsorden og underskrivelse af referat fra sidste bestyrelsesmøde.
b) Meddelelser fra formanden.
c) Forstanderens beretning.
d) Angivelser af sager og emner til behandling.
e) Status på gældende resultatkontrakt mellem PI/SPS og Departementet.
f) Overordnet drøftelse af PI/SPS´s virksomhed.
g) Budgetopfølgning, herunder seneste kvartal regnskab m.v.
h) Intern og ekstern kommunikation af bestyrelsens beslutninger
i) Berammelse af næste bestyrelsesmøde.
j) Eventuelt.
§ 3.4. Punkter, der ønskes optaget på dagsordenen, skal være formanden i hænde senest 3 uger før mødets afholdelse.
Anvendelse af sagskundskab
§ 4. Bestyrelsen kan nedsætte ad hoc-udvalg med henblik på at udarbejde beslutningsoplæg til bestyrelsen, når dette skønnes hensigtsmæssigt. Disse udvalg opløses igen, når opgaven er løst.
§ 4.1. Formanden kan i samråd med forstander træffe beslutning om indkaldelse af sagkyndige i forbindelse med behandling af punkter på dagsordenen.
§ 4.2. Bestyrelsen kan endvidere beslutte at nedsætte udvalg med henblik på løsning af særlige opgaver.
Referater
§ 5. Forstander er ansvarlig for udarbejdelse af referat ved bestyrelsens møder. Tilsvarende gælder for beslutninger, der træffes ved afholdelse af telefonmøder eller på skriftligt grundlag. Referatet skal angive bestyrelsens beslutninger og grundlaget herfor, herunder væsentlige oplysninger, som ikke fremgår af det skriftlige materiale, hvortil der henvises i referatet. Referatet godkendes af formanden ved skriftlig (elektronisk) høring og udsendes derefter til bestyrelsens medlemmer og forstander senest 2 uger efter mødets afholdelse.
§ 5.1. Hvis et bestyrelsesmedlem eller forstander har afgørende indvendinger mod referatet, meddeles dette skriftligt til bestyrelsesformanden senest 1 uge efter modtagelsen af referatet. Hvis der ikke er indvendinger, betragtes referatet som godkendt.
§ 5.2. Det godkendte referat underskrives af alle bestyrelsens medlemmer og forstander på det efterfølgende møde, uanset om de har deltaget i mødet.
Inhabilitet
§ 6. Et bestyrelsesmedlem eller forstander må ikke deltage i behandlingen af spørgsmål og aftaler mellem PI/SPS og ham/hende selv, eller tredjemand, hvis han/hun har en væsentlig interesse i det pågældende spørgsmål eller den omhandlede aftale.
§ 6.1. Et bestyrelsesmedlem har pligt til tidligst muligt at informere bestyrelsen om sin eventuelle inhabilitet, jf. bestemmelserne herom i offentlighedsloven.
§ 6.2. Bestyrelsen træffer endelig afgørelse om et medlems inhabilitet.
Bestyrelsens forhold til forstander
§ 7. Bestyrelsen fastsætter rammerne for PI/SPS´s daglige ledelse, der varetages af forstander.
§ 7.1. Bestyrelsen fastsætter retningslinjer for arbejdsfordelingen mellem bestyrelse og forstander, herunder hvordan bestyrelsen fører tilsyn med forstanderens ledelse af PI/SPS.
§ 7.2. Forstander er ansvarlig for at sikre, at bestyrelsen modtager alle væsentlige oplysninger.
§ 7.3. Forstander udarbejder til hvert ordinært bestyrelsesmøde en aktivitetsrapport (ens beretning).
§ 7.4. Forstander skal sikre, at årets sidste bestyrelsesmøde indeholder et dagsordenspunkt vedrørende godkendelse af budget for det kommende regnskabsår.
§ 7.5. Forstander deltager på bestyrelsesmøderne og har ret til at udtale sig på møderne.
§ 7.6. Bestyrelsen må ikke intervenere i forstanderens kompetencer. Institutionens medarbejdere kan derfor ikke modtage henvendelser eller instrukser fra noget bestyrelsesmedlem og bestyrelsen må ikke udøve indflydelse på den daglige undervisnings- og kursusvirksomhed.
Bestyrelsens formand
§ 8. Bestyrelsens formand repræsenterer bestyrelsen udadtil og indadtil. Formanden påser, PI/SPS´s overholdelse af lovgivning, PI/SPS´s vedtægter og denne forretningsorden. På hvert bestyrelsesmøde orienterer bestyrelsesformanden den øvrige bestyrelse om forhold af betydning for PI/SPS, som formanden måtte være blevet bekendt med siden det forrige bestyrelsesmøde.
§ 8.1. Bestyrelsesformanden varetager på bestyrelsens vegne den løbende kontakt mellem bestyrelsen og forstander.
§ 8.2. Bestyrelsens beslutninger viderebringes til PI/SPS ved henvendelse fra bestyrelsesformanden til forstander.
§ 8.3. I bestyrelsesformandens fravær træder næstformanden i enhver henseende i formandens sted.
Økonomi og overordnede planer
§ 9. Forstander udarbejder forslag til PI/SPS´s budget for det kommende regnskabsår samt flerårsbudgetter til bestyrelsens godkendelse.
§ 9.1. Forstander udarbejder kvartal status samt halvårsrapport og revideret budget til bestyrelsens godkendelse.
§ 9.2. Forstander udarbejder forslag til årsrapport, der forelægges bestyrelsen til godkendelse.
§ 9.3. Forstander udarbejder i samarbejde med formanden forslag til resultatkontrakt til bestyrelsens godkendelse med henblik på indgåelse af resultatkontrakt med Departementet for Uddannelse.
§ 9.4. På baggrund af den med Departementet indgåede resultatkontrakt udarbejder forstander forslag til handlingsplaner til bestyrelsens godkendelse.
Vedtagelse af forretningsorden
§ 10. Forretningsordenen kan vedtages og ændres af bestyrelsen med simpelt stemmeflertal.
§ 10.1. Forretningsordenen samt ændringer heraf fremsendes til Departementet for Uddannelse til orientering.
Vedtaget den 25.01.2017
Senest revideret den 09.09.2022